Erinnern Sie sich noch an Ihren letzten festen Händedruck bei einem wichtigen Geschäftsabschluss? Diese Geste der Verbindlichkeit wandelt sich. Denn: Die digitale Signatur ist das neue Händeschütteln der Geschäftswelt – nur deutlich effektiver.
Was früher mit Kugelschreiber, Papier und dem Gang zum Briefkasten verbunden war, erledigen wir heute mit wenigen Klicks. Doch damit diese digitale Transformation nicht zum Stolperstein wird, braucht es die richtige Vorbereitung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie digitale Unterschriften erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen.
Rechtliche Grundausstattung: Was Sie wissen müssen
Bevor der erste digitale Handschlag stattfindet, sollten Sie die rechtlichen Spielregeln kennen. Nicht jede digitale Unterschrift ist gleich. Es gibt verschiedene Sicherheitsstufen, die je nach Anwendungsfall zum Einsatz kommen:
Die einfache elektronische Signatur (SES) ist wie ein lockerer Handschlag unter Bekannten. Sie reicht für alltägliche Geschäfte aus, bietet aber nur grundlegenden Schutz. Das kann z. B. das Bild einer handschriftlichen, eingescannten Unterschrift sein.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) entspricht schon einem festeren Händedruck mit Augenkontakt. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und erkennt Veränderungen am Dokument. Hier kommen erste Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der Goldstandard – wie ein Handschlag vor Zeugen mit notarieller Beglaubigung. Sie entspricht rechtlich der handschriftlichen Unterschrift und ist verschlüsselt und für besonders kritische Dokumente gedacht.
Die eIDAS-Verordnung und die DSGVO bilden dabei das rechtliche Fundament. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung diesen Standards entspricht – andernfalls könnte Ihr digitaler Handschlag vor Gericht nicht anerkannt werden.
Sicherheit first: Wenn Vertrauen technisch wird
Ein guter Handschlag basiert auf Vertrauen – und Vertrauen braucht Sicherheit. Bei digitalen Unterschriften sorgen Verschlüsselungstechnologien wie etwa ein digitales Zertifikat dafür, dass niemand Ihre Signatur fälschen kann. Die Identitätsprüfung der Unterzeichner ist dabei entscheidend. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung stellt sicher, dass wirklich die richtige Person „die Hand ausstreckt“. Das kann je nach Sicherheitsanforderung eine SMS-Bestätigung sein, ein Token oder biometrische Daten. Denken Sie daran: Die beste Verschlüsselung nützt nichts, wenn am Ende nicht klar ist, wer tatsächlich unterschrieben hat.
Integration und Benutzerfreundlichkeit: Der reibungslose Ablauf
Ein perfekter Handschlag wirkt mühelos. Genauso sollte sich die digitale Unterschrift für Ihre Mitarbeiter und Partner anfühlen. Sprich: Die Benutzeroberfläche muss so intuitiv anzuwenden sein, dass sie auch der technikscheueste Geschäftspartner ohne Handbuch bedienen kann.
Auch nicht unwichtig ist die Integration in bestehende Systeme. Ihre digitale Signatur-Lösung sollte nahtlos mit Ihren Dokumentmanagementsystemen, CRM-Tools und Workflows zusammenarbeiten. Niemand möchte für jeden Unterschriftsvorgang zwischen verschiedenen Programmen hin- und herspringen. Kompatibilität ist also das Zauberwort. Ihre Kunden sollten nicht erst neue Software installieren müssen, nur um mit Ihnen Geschäfte zu machen.
Prozesse definieren: Wer darf wann die Hand ausstrecken?
Achten Sie auf die Etikette beim digitalen Signieren, Sie benötigen klare Prozessregeln:
Berechtigungen festlegen: Nicht jeder Mitarbeiter sollte Verträge aller Art unterzeichnen können. Definieren Sie genau, wer welche Dokumente signieren darf. Erstellen Sie ein Berechtigungskonzept, das sicher, aber auch flexibel ist.
Gültigkeitskriterien: Wann ist eine digitale Unterschrift vollständig? Reicht ein Klick, oder braucht es mehrere Bestätigungsschritte? Diese Regeln sollten für alle Beteiligten transparent sein.
Revisionssichere Dokumentation: Wer hat wann was unterschrieben? Jeder Unterschriftsvorgang muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Diese Audit-Trails als Dokumentation sind Ihr digitales Gedächtnis und im Streitfall Gold wert.
Denken Sie auch an Vertretungsregelungen: Was passiert, wenn der Geschäftsführer im Urlaub ist? Digitale Stellvertretungen sollten genauso klar geregelt sein wie analoge.
Einführung: Wie Sie Ihr Team ins Boot holen
Für einen geschmeidigen Übergang zur digitalen Signatur hilft es, die Neuerung durchdacht und Schritt für Schritt einzuführen.
Schulungen sind unverzichtbar: Organisieren Sie Workshops, in denen Ihre Mitarbeiter die neue Technologie in geschütztem Rahmen ausprobieren können. Zeigen Sie nicht nur das „Wie“, sondern auch das „Warum“. Wer versteht, welche Vorteile eine Neuerung bringt, ist eher bereit, sie zu übernehmen.
Vorteile kommunizieren: Heben Sie die konkreten Benefits hervor: Zeitersparnis durch wegfallende Postlaufzeiten, Kostensenkung durch weniger Papier und Porto, und nicht zuletzt der Beitrag zur Nachhaltigkeit. Auch Kunden schätzen es oftmals, wenn Vertragsabschlüsse nicht am Postlauf scheitern.
Pilotprojekte starten: Beginnen Sie mit unkritischen Dokumenten und erweitern Sie sukzessive den Anwendungsbereich. So können sich alle Beteiligten Schritt für Schritt an die neue Arbeitsweise gewöhnen.
gedikas begleitet Ihr Unternehmen zum digitalen Händeschlag
Die digitale Unterschrift ist mehr als nur eine technische Neuerung, sondern steht für moderne, effiziente Geschäftsprozesse. Möchten auch Sie die digitale Signatur in Ihrem Unternehmen einführen? gedikas berät und unterstützt Sie bei der Umstellung der Prozesse, damit die digitale Signatur schon bald Teil Ihrer Geschäftsabläufe wird.
