Seien wir ehrlich: Dokumentenmanagement klingt etwa so aufregend wie das Sortieren von Steuerunterlagen. Aber was, wenn wir Ihnen sagen, dass es auch anders geht? Dass es Software gibt, die Ihre Dokumente nicht nur ordnet, sondern noch viel mehr kann?
Willkommen in der Welt von docuvita, einem System, das flexibel genug ist, um sich Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Flexibilität als Stärke
docuvita ist wie ein gut durchdachtes Werkzeug, denn es funktioniert wie ein Multitool sowohl für einfache als auch für komplexe Anforderungen. Sie können klein anfangen mit einer übersichtlichen Ablage, in der Sie tatsächlich wiederfinden, was Sie suchen. Und wenn Sie mehr wollen, können Sie nach und nach Workflows einrichten oder Automationen hinzufügen. Das System wächst dann sozusagen mit Ihren Bedürfnissen mit. Ohne dabei zu überfordern.
Eingescannte Dokumente durchsuchbar dank OCR
Kennen Sie die Superkraft Optical Character Recognition? Diese sogenannte OCR-Funktion macht aus Ihren eingescannten Dokumenten durchsuchbare Texte. Das bedeutet: Sie können nach Begriffen wie „Büromaterial März 2024“ suchen und docuvita findet die entsprechende Rechnung, auch wenn sie ursprünglich nur als Scan vorlag. Besonders praktisch ist das bei älteren Dokumenten oder Rechnungen, die per Post ankommen. Einmal eingescannt, werden sie Teil Ihres durchsuchbaren Archivs.
Automatisierung: Weniger Handarbeit, mehr Effizienz
Und es wird noch besser. Mit docuvita können eingescannte Dokumente sogar automatisch an der richtigen Stelle abgelegt werden. Das System erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt, und sortiert es entsprechend ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen.
Workflows: Strukturierte Arbeitsabläuf
Mit docuvita können Sie außerdem Workflows erstellen, also digitale Arbeitsabläufe, die dafür sorgen, dass nichts liegen bleibt.
Das können Sie sich wie folgt vorstellen: Eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail, wird automatisch ins System eingespielt und der Rechnungsabteilung zugewiesen. Nach der formalen Prüfung geht sie zur fachlichen Kontrolle weiter.
Dabei behält das System den Überblick über jeden Bearbeitungsschritt und erinnert die jeweiligen Mitarbeiter an ihre Aufgaben. Diese Funktion ist auch ein echter Gamechanger beim Onboarding, denn neue Kollegen werden durch jeden Arbeitsschritt geführt.
Integration mit bestehenden Systemen
Auch Ihre bestehende Software (z. B. myfactory) kann mit docuvita verknüpft werden. Dokumente werden automatisch zwischen den Systemen ausgetauscht. Bei Bedarf können Informationen zu den Dokumenten in den Metadaten übertragen werden. Das bedeutet weniger Doppelarbeit und mehr Übersicht, wenn Ihre Systeme Hand in Hand arbeiten.
Übrigens: docuvita ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud einsetzbar. So können Sie selbst entscheiden, welche Betriebsform für Ihr Unternehmen besser passt. Außerdem erfüllt das System die Anforderungen der GoBD (sprich: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und unterstützt Sie so bei der rechtssicheren Archivierung.
Durchdachte Berechtigungen
Verlassen kann man sich auch auf das Berechtigungssystem der Anwendung. Sie können genau festlegen, wer welche Dokumente einsehen und wer diese auch bearbeiten darf. Vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer – jeder bekommt die Zugriffsrechte, die er braucht. Sensible Dokumente bleiben so geschützt.
Versionierung und E-Mail-Archivierung
docuvita denkt zudem verlässlich mit: Durch die integrierte Versionierung behalten Sie immer den Überblick über Änderungen an Ihren Dokumenten. Frühere Versionen bleiben erhalten und können bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt werden. Zudem können Sie Ihre geschäftlichen E-Mails mit docuvita rechtssicher archivieren und durchsuchen. Damit sind wichtige Informationen immer auffindbar – auch Jahre später.
gedikas Fazit: Mehr als nur Ordnung
docuvita macht aus der Dokumentenverwaltung ein praktisches Werkzeug, das Ihnen Zeit spart und Stress reduziert. Dabei können Sie die Ablagestruktur genau so gestalten, wie Sie es brauchen. Ob Sie nur die Grundfunktionen nutzen oder alle technischen Finessen ausschöpfen möchten: Das System macht mit.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr über die Anwendung erfahren möchten oder es bei sich im Unternehmen implementieren möchten. Egal, ob als einfaches Dokumentenmanagement oder als vollautomatisierte Lösung, wir begleiten Sie gern bei der Integration in Ihre Arbeitsabläufe.
