Papierkram-Chaos mit eingehenden Rechnungen war einmal. Als modernes Tool vereinfacht das elektronische Rechnungseingangsbuch die Buchhaltung von kleinen und großen Unternehmen, indem es den Prozess des Rechnungseingangs optimiert und so für alle Beteiligten deutlich vereinfacht. Unsere Empfehlung: das Rechnungseingangsbuch für noch schnellere Prozesse direkt mit dem ERP verknüpfen plus mit Hypatos den Fehlerteufel besiegen.
Ein elektronisches Rechnungseingangsbuch wird von Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen genutzt, von kleinen Start-ups über KMUs bis hin zu großen Konzernen. Dabei dient ein elektronisches Rechnungseingangsbuch kurz gesagt dazu, alle eingehenden Rechnungen in digitaler Form zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Die Verarbeitung und Archivierung großer Papierstapel an Rechnungen ist somit passé. Und das bietet eine Vielzahl von Vorteilen, denn die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen hat nun mal ihre Tücken. Sie startet nicht erst mit der Rechnung, die man in der Hand hält. Der komplette Rechnungsprozess beginnt bereits mit der Bestellung beim Lieferanten und im Grunde genommen auch bereits einen Schritt eher mit der Budgetierung der Kosten. Aus der Bestellung können wir u. a. lesen, welche Ausgaben zu erwarten sind sowie welche Konten in der Finanzbuchhaltung von der Bestellung betroffen sind. So kann man das Obligo, also die gesamten Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens, und das zu buchende Konto bestimmen. So weit, so gut.
Elektronische Eingangsrechnung innerhalb ERP
Okay, der Rechnungsstapel ist also relativ hoch, eventuell unordentlich und er umfasst weitaus mehr, als man zunächst annimmt. Das sind ausreichend Argumente, um das elektronische Rechnungseingangsbuch mit dem ERP zu verbinden, um nicht zu sagen: beides eng miteinander zu verknüpfen. Genau das hat den Vorteil, dass die Daten nur einmal erfasst werden. Durch die Integration ins ERP werden zudem die Möglichkeiten zur Auswertung verbessert. Auch Fehler können minimiert werden, da die Daten schon vorab vorhanden bzw. erfasst sind. Aber reicht uns das als Add-on der Bequemlichkeit und Datensicherheit? Nein. Da geht noch deutlich mehr!
Analoge Rechnungen digitalisieren mit Hypatos
gedikas denkt bzw. geht noch einen Schritt weiter, oder besser gesagt sogar zwei Schritte. Denn: Ein großer Fehlerteufel steckt bei der Bearbeitung von Rechnungseingängen darin, dass die Daten von den Rechnungen aus Papier oder PDF manuell übertragen werden müssen. Diese Fehlerquelle ersticken wir quasi im Keim, indem alle Rechnungen zu einem PDF verarbeitet werden. Sind sie es im Original nicht, werden sie eben zuvor konvertiert. Dabei werden sämtliche Informationen, die eine Rechnung in Papierform enthält, im PDF digital integriert. X-Rechnung heißt das Format, das wir erzeugen, und damit kann das elektronische Rechnungseingangsbuch hervorragend arbeiten.
Das Auslesen der Papierrechnung machen wir mit Hypatos, einer Dokumentenverarbeitungslösung, die eine KI-basierte OCR-Schrifterkennung sowie Deep Learning verwendet. Warum ist KI-basiert hier der Schlüssel? Dank künstlicher Intelligenz entfällt das sonst übliche Anlernen der OCR-Schrifterkennung auf die Formulare der einzelnen Lieferanten. Das heißt, Rechnungen, Tankquittungen & Co. werden ohne Anlernen sicher durch die KI erfasst. Kein Fehlerteufel, weitaus weniger Aufwand und ein geschmeidiger Prozess. Klingt gut, oder?
Apropos geschmeidig: Die Königsdisziplin des elektronischen Rechnungseingangsbuches ist unserer Meinung nach genau das: die Digitalisierung analoger Rechnungen mit Hypatos und alles eingebunden in Ihr ERP. Wir bieten Ihnen die richtigen Lösungen für dieses geschlossene Konzept!
Alle Vorteile der Integration auf einen Blick
- schnellere Prozesse
- Integration spart Zeit
- vermeidet Fehler bei Erfassung
- Digitalisierung der Rechnungen vereinfacht den späteren Zugriff
- gute Dokumentation der Bearbeitung
- Übersicht, wo eine Rechnung gerade liegt
- ermöglicht schlankere Freigabeprozesse
