Wer kennt es nicht? Verträge sind in der Buchhaltung ein Ärgernis. Sind sie nur für ein ganzes Jahr abgeschlossen, werden zum Beispiel Abgrenzungsbuchungen für die einzelnen Perioden benötigt. Müssen die Verpflichtungen selbst gezahlt werden, brauchen wir zudem eine periodisch korrekte Sollstellung für das Zahlwesen. Und das natürlich sowohl für die Lieferanten als auch die Kunden. Und es wird noch umständlicher: Denn was bei jedem einzelnen Vertrag berücksichtigt werden muss, sind befristete Rabatte, Pausierungen, die verschiedenen Kostenstellen und die Leistungsverrechnung. Nicht zu vergessen: Oft sind in einen Vertragsprozess auch mehrere Abteilungen involviert. Das heißt, die verschiedenen Beteiligten benötigen zu unterschiedlichen Zeiten Zugang zu spezifischen Informationen – und das eigentlich in Echtzeit.
Bei so viel Unübersichtlichkeit und vor allem auch bei der enormen Fehleranfälligkeit muss Ordnung her. Und die kommt in digitaler Form: Hier kommt für viele Unternehmen eine Vertragsmanagement-Software, die auch als Contract-Management-Software bekannt ist, ins Spiel. Sie ermöglicht die digitale Verwaltung und Optimierung von Vertragsbeziehungen zu anderen Unternehmen und natürlich zu allen Dienstleistern. Und nicht nur das: Die Software organisiert die verschiedenen Dokumente digital und ermöglicht so leichteres Finden und Bearbeiten. Zugleich analysiert und bewertet die Vertragsverwaltungs-Software alle Daten und hat im Grunde genommen alles, was mit den Verträgen zusammenhängt, im Blick. Auch wichtige Fristen – was ja nicht ganz unwichtig ist. Zudem haben alle Beteiligten jederzeit und von überall Zugriff auf die aktuellsten Versionen – und das ohne Verzögerungen. Die Nutzung einer solchen Software bietet viele Vorteile. Kurz gesagt, kann die Software in der Buchhaltung nicht nur viel Arbeit ersparen und Risiken minimieren, sondern auch jeder Menge Frust und Ärger vorbeugen.
Auf einen Blick: Vorteile einer Vertragsverwaltung
- Verträge erstellen: Prozess ist im Verkauf integriert
- Verträge auf Knopfdruck abrechnen
- Verlängerungen automatisieren
- automatischer Versand und Verlängerung per E-Mail
- Verträge nur einmal anfassen
- manueller Aufwand deutlich reduziert
- periodengenauer Überblick von Kosten und Umsatz
- gute und schnelle Periodenabschlüsse
Datenimport der Vertragsverwaltung-Software: Wir übernehmen das
Der korrekte Datenimport ist dabei das A und O, damit alles glatt läuft. Und der gestaltet sich nicht immer ganz so einfach, denn die Abrechnung von Verträgen ist oft abhängig von der erbrachten Leistung. Und die wiederum ist in Fremdsystemen erfasst – inklusive zum Beispiel der Anzahl der Telefonate, allen individuell für den Kunden geschnürten Paketen und aller gebuchten Belege. Ein Sammelsurium an Daten – das vom jeweiligen System exportiert werden muss. Kann die Vertragsverwaltung-Software die Daten übernehmen und entsprechend verwalten, ist das schon mal eine wichtige Voraussetzung! Wir übernehmen dann den Rest bzw. sorgen dafür, dass alles glatt läuft, denn wir kennen uns mit dem korrekten Import aus.
Unsere Vertragsverwaltung für Ihr Unternehmen
Klingt das nach einer praktikablen Alternative für Ihre Buchhaltung? Möchten Sie die internen Abläufe Ihres Unternehmens deutlich geschmeidiger und weniger fehleranfällig gestalten? Dann lassen Sie uns einmal schnacken, denn in unserer Vertragsverwaltung können all diese Spezialfälle, Ausnahmen und Feinheiten eingestellt und verwaltet werden. Unser Versprechen: Einmal konfiguriert, läuft alles automatisch. Dazu gehört nicht nur die Erstellung der Buchungen, sondern auch der Versand der Belege für Verträge mit Kunden. So übernimmt die Vertragsverwaltung den Großteil der Fleiß- und Kopfarbeit und sorgt vor allen Dingen dafür, dass keine Information mehr verloren geht.
